事務職で使える便利なExcelの機能とショートカットキーを紹介

事務職をしていて、Excelをもっと効率的に使える便利な機能が知りたいと思っている方もいるでしょう。Excelの便利な機能を知っておくと、今までの作業時間が短縮できるだけでなく、仕事上のミスを大幅に減らすことができます。

そこで本記事では、今日からすぐ使えるExcelの便利な機能や作業が楽になるショートカットキーを紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

なぜ事務職にはExcelが必須なのか？

事務職の仕事内容は書類の作成や管理、データ入力など多岐に渡ります。特に、経理業務や顧客情報・商品のデータ管理は、ミスが許されません。そのため、ミスなくデータを保存・管理できるExcelは事務職には必須のツールなのです。

2024年以降は電子取引を紙ではなく電子データで保存・管理する必要があるうえ、IT化やDX推進の動きも本格化し、Excelのような表計算ツールの重要性はますます強まるでしょう。今までは、Excelを使わなくてもなんとかなっていた業務も必須になるかもしれません。

Excelを使いこなせるようになれば、業務内容によっては今まで30分かかっていた作業も5分で終わらせられるようになります。時間を短縮できるだけでなく、ミスも減るので社内でも重宝される人材になれるでしょう。

業務を効率化できるExcelの便利な機能は以下の通りです。

関数	Excel上のデータを自動で計算・整理できる機能
ショートカットキー	マウスを使わずキーボードのみで指定の操作が行える機能
オートフィル	規則性のあるデータを自動入力してくれる機能
ピボットテーブル	Excel上の指定したデータをもとにして表やグラフを作成してくれる機能
マクロ	Excel上で行う一連の定型業務を自動で実行してくれる機能

関数とショートカットキー、オートフィルはマストで覚えたほうがいい機能です。ピボットテーブルとマクロに関しては、中級者向けの機能なのでExcelの操作に慣れてきたら使うことをおすすめします。

Excelの機能の中でも以下の2つは、事務職で頻繁に使うのでおさえておきましょう。

それぞれの機能について詳しく紹介します。

関数はExcelのセル内に特定の英語を入力することで使用できます。入力する英語は暗記する必要はなく、イニシャルを入れるだけでExcel側が候補を出してくれるので、一言一句覚えておく必要はありません。

事務職では以下5つのExcelの関数はよく使うのでおおまかに把握しておきましょう。

SUM	指定した範囲の数値の合計を出す例：月の合計売上金額を計算するときに使う
SUMIF	指定した条件を満たす数値の合計を出す例：特定の商品だけの売上金額を計算するときに使う
COUNTA	指定した範囲の空白でないセルの合計を出す例：月の合計売上件数を計算するときに使う
COUNTIF	指定した条件を満たすセルの個数を出す例：特定の商品だけの売上件数を計算するときに使う
ROUND	指定したセル内の数値の四捨五入する（切り上げ・切り捨ても可能）例：税金等の計算で小数点が出てしまうときに使う

ほかにも「VLOOKUP」や「IF」といった便利な機能もありますが、まずは直感的に扱える簡単な関数から扱ってみましょう。

業務を効率化できるExcelの機能は関数だけではありません。ショートカットキーも業務の作業時間を短縮できます。さらに、ショートカットキーはExcel以外でも使える機能なので仕事全般で役立ちます。

Excel業務でよく使うショートカットキーは以下の通りです。

ここで紹介したショートカットキーはほんの一部ですが、かなりの頻度で使うものをピックアップしました。ショートカットキーは、関数のようにわかりやすく業務の効率化ができるというものではありませんが、便利なので一度使うと手放せなくなる機能です。ぜひ積極的に使ってみてください。

事務職で働くならExcelはほぼ必ず使用します。1日の大半をExcel業務に費やすことも少なくありません。そのため、Excelの便利機能を使いこなすことができれば、業務効率も大幅に上がります。

本記事で紹介した関数やショートカットキーを使って、ぜひ日々の業務に役立ててください。

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