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日々の業務に追われ、やりたいことはあるのに時間がない。
もっと良いやり方がある気はしていても、「忙しい」からこそ考える余裕がなく、気づけば今までのやり方を続けている。
そんな状況は、多くの会社で起きているのかもしれません。
特に小規模な組織では、一人ひとりが担う業務範囲も広く、日々の対応だけで手一杯になってしまうこともあります。
raainでも、同じように感じる場面があります。
だからこそ私たちは、「どうやって業務を減らすか」だけではなく、
「どうやって、人が価値を出す時間をつくるか」
を軸に、日々の業務や働き方を見直すようにしています。
■業務改善は、「ラクをする」ためだけではない
業務改善や効率化というと、「工数削減」や「作業を減らすこと」に目が向きがちです。もちろん、それ自体も大切です。
ただ、raainが大事にしたいのは、単純に業務を減らすことだけではありません。
限られた人数の中で働く小規模組織では、日々の細かな確認や調整が少しずつ積み重なっていきます。
・ 契約書の確認
・ 社内確認
・ 情報整理
・ やり取りの確認
・ 認識合わせ
一つひとつは小さな作業でも、積み重なることで、本来もっと時間を使いたい業務に手が回らなくなってしまうこともあります。
だからこそ、raainでは、「どうすれば、確認や整理にかかる時間を減らし、人が価値を出す時間を増やせるか」
という視点で、日々の業務改善に取り組んでいます。
それは、「ラクをするため」だけではなく、考える時間や、新しい挑戦に使える余白をつくるためでもあります。
■raainが実際に見直してきたこと
① リーガルチェックの進め方を見直した
Before
・契約書の確認および差分確認に時間がかかり、作業が属人的になりやすかった
・確認作業に時間を取られ、本来注力したい部分に時間を使いづらかった
After
・比較ツールの導入により契約書間の差分確認を効率化し、作業時間を大幅に削減できた
・「どこを重点的に確認するべきか」を整理しやすくなった
現時点では、AIを活用した本格的なリーガルチェックまでは実施していませんが、一部の業務においてはAI活用の取り組みが徐々に始まっています。
今後は、契約内容の妥当性確認や論点整理などをAIで補助できるようになれば、確認業務をよりスムーズに進められるのではないかと考えています。
ただ、raainとしては、AIに判断を任せたいわけではありません。
大切なのは、「人が判断しやすい状態をつくること」だと考えています。
② 電子サイン導入で、確認・やり取りをシンプルにした
Before
・押印や郵送対応が必要だった
・PDF管理やファイルのやり取りに手間がかかっていた
・「今どこで止まっているのか」が分かりづらい場面があった
After
・電子サインを導入し、契約フローをオンライン化
・押印・郵送・ファイル管理の手間を削減できた
・進捗状況が見えやすくなり、社内外のやり取りもスムーズになった
単純に便利になったこと以上に、「確認待ちの時間」が減ったことは、大きな変化だったと感じています。
ちょっとした待ち時間や確認の滞留は、一つひとつは小さくても、積み重なると全体の業務スピードにも影響します。
だからこそ、raainでは、「どうすれば確認ややり取りをもっとスムーズにできるか」
という視点で、日々の業務フローを見直しています。
③ 社内フローそのものを少しずつ見直している
Before
・「昔からこのやり方だから」で続いている業務があった
・情報共有の方法が人によって異なっていた
・業務の受け渡しが曖昧になり、属人化しやすい場面があった
After
・業務フローや役割分担を少しずつ整理
・情報共有の方法をできるだけ統一
・業務の流れや対応状況が見えやすくなった
こうした見直しは、何か大きな仕組みを一気に変えるというよりも、
「この確認、本当に必要だろうか」
「もっと分かりやすくできないだろうか」
と、小さな改善を積み重ねていく感覚に近いかもしれません。
実際、少人数の組織では、一つのフロー改善でも日々の業務負荷が変わることがあります。
だからこそraainでは、大きな改革よりも、現場に合った形で少しずつ改善を続けていくことを大切にしています。
■AIやツールだけでは、解決できないこともある
最近は、さまざまなAIツールや業務効率化サービスが増え、便利にできることも多くなってきました。
ただ、ツールを導入すれば全てが解決するわけではないとも感じています。
たとえば、業務フローや役割分担が整理されていない状態のままツールを導入すると、かえって運用が複雑になってしまうこともあります。
そのため、AIやツールを活用する前に、どんな業務があるのか、誰が対応しているのか、どこで確認や滞留が発生しているのかといった全体像を整理することは、とても重要だと感じています。
実際、「忙しい」と感じている原因は、単純な作業量だけではなく、確認フローや情報共有の複雑さにあるケースも少なくありません。
これは、以前のコラムでも触れた、
・「何を外注すれば良いかわからない」
・「業務整理ができていない」
といった課題にもつながる部分です。
まずは現状を把握し、どこに時間がかかっているのかを見える化する。
その上で、AIやツールを“手段”として活用していくことが大切なのではないかと考えています。
そして最後は、やはり人同士のコミュニケーションや判断が欠かせません。
raainでも、まだ完成された形があるわけではなく、日々試行錯誤を続けています。
■業務改善で生まれた時間を、何に使うか
業務改善や効率化というと、「作業時間を短くすること」が目的のように見えることもあります。
ただ、raainとしては、単純に「早く終わらせること」だけを目指したいわけではありません。
確認や調整にかかる時間を減らすことで、
・新しい取り組みに挑戦する時間
・より良い業務フローを考える時間
・社内でのコミュニケーションや整理に使う時間
・本来注力したい業務に向き合う時間
に、少しでも使える余白を増やしていきたいと考えています。
日々の業務に追われていると、どうしても「今やるべきこと」をこなすだけで精一杯になってしまうことがあります。
だからこそ、単純な効率化ではなく、「人が価値を生み出すための時間をどう作るか」を、これからも考え続けていきたいと思っています。
■まとめ
業務改善や効率化は、単純に「作業を減らすこと」だけが目的ではないと、raainでは考えています。
日々の確認や調整に追われる中で、どうすれば「人が価値を出す時間」を増やせるか。
その視点で、業務フローの見直しやツール活用を少しずつ進めています。
ただ、AIやツールを導入するだけで全てが解決するわけではありません。
まずは現状を整理し、どこに時間がかかっているのかを把握すること。
その上で、自分たちに合った形で改善を続けていくことが大切だと感じています。
raainでも、まだ試行錯誤の途中です。
それでも、「忙しいから仕方ない」で終わらせず、
これからも、人がより価値を生み出せる時間の作り方を考え続けていきたいと思っています。